10 Langkah Strategi Komunikasi

Apa yang dikatakan, belum tentu didengar.
Apa yang didengar, belum tentu dimengerti.
Apa yang dimengerti, belum tentu disetujui.
Apa yang disetujui, belum tentu dilakukan.
Apa yang dilakukan, belum tentu menjadi kebiasaan.
Sahabat..Para perencana cenderung berpikir bahwa menghasilkan poster dan film video atau menjalankan suatu program komunikasi pembangunan adalah solusi untuk masalah yang berakar dari perilaku/kebiasaan-kebiasaan hidup yang tidak lestari. Inisiatif yang tidak terencana dan yang tidak terintegrasi dalam suatu strategi komunikasi menyeluruh, hanya akan menghasilkan harapan-harapan kosong.
Itu sebabnya suatu proyek harus mendefinisikan sebelumnya mengenai apa dan untuk siapa informasi dimaksud dan bagaimana penerima seharusnya menerjemahkannya dalam komunikasi dan tindakan. Cara terbaik mencapai ini adalah melalui suatu strategi komunikasi yang sistematis dan menyeluruh seperti yang digambarkan dalam 10 langkah strategi komunikasi.

Penggunaan komunikasi secara sistematis sangat penting, bukan hanya implementasi proyek, tapi juga penetapan kebijakan/program yang dibentuk untuk meningkatkan partisipasi dalam dukungannya terhadap pembangunan berkelanjutan. Komunikasi adalah proses dua arah dimana kombinasi alur informasi dan pengalaman “dari atas” dan “dari bawah” untuk menganalisa suatu keadaan, menentukan karakteristik kelompok strategis, serta persoalan kunci yang harus ditangani untuk mendapatkan gabungan terbaik dari instrument kebijakan. Undang-undang yang dibuat dengan seksama, insentif ekonomis, atau solusi teknologi tidak akan berfungsi sebelum masyarakat terkait diinformasikan, ditanyakan pendapatnya, dan akhirnya mendapatkan kepemilikan atas perubahan dan intervensi yang dimulai untuk menangani persoalan yang ditangani. Secara umum strategi komunikasi dilakukan melalui 10 tahapan / langkah yaitu sebagai berikut:
Analisa Program/Masalah
Media yang dikembangkan seharusnya merupakan bagian terpadu dari suatu program yang lebih besar, karena media adalah alat bantu dalam komunikasi program. Kegiatan awal yang harus dilakukan sebelum sampai kepada pengembangan media adalah meng-analisa konteks program. Dalam tahap ini, isu-isu dan masalah-masalah yang ingin dipe-cahkan oleh program, dipelajari dengan seksama. Media-media yang akan dikembangkan nantinya, seharusnya merupakan alat bantu bagi sebagian dari permasalahan yang akan dipecahkan.
Analisa Situasi
Media-media yang dikembangkan, tidak dapat berlaku umum untuk semua tempat, semua orang, dan setiap waktu. Program biasanya memiliki wilayah layanan tertentu sebagai fokus utama program, dalam memecahkan permasalahan. Karenanya media-media yang akan dikembangkan, haruslah ditujukan kepada wilayah layanan program ini. Agar media-media ini dapat tepat guna dan diterima oleh kelompok sasaran yang dilayani oleh program, maka media-media haruslah dikembangkan sesuai karakteristik wilayah layanan program. Analisa situasi diperlukan untuk memperoleh data-data mengenai wilayah program, sehubungan dengan kebutuhan kegiatan komunikasi.
Analisa Khalayak
Tujuan program untuk memecahkan masalah tertentu pada wilayah tertentu, haruslah memperhatikan karakteristik kelompok sasaran. Komunikasi yang dilakukan oleh program bertujuan untuk mempersempit atau bahkan meniadakan kesenjangan-kesenjangan informasi, pengetahuan, sikap atau pun perilaku. Data-data mengenai kondisi awal kelompok sasaran dalam hal kesenjangan informasi, pengetahuan, sikap dan perilaku merupakan modal awal dalam menentukan tujuan komunikasi. Tanpa data-data ini, program tidak pernah tahu seberapa besar perubahan yang terjadi nantinya.
Tujuan Komunikasi
Permasalahan-permasalahan mendasar yang ada pada kelompok sasaran, biasanya merupakan kepedulian utama dari program. Karenanya kegiatan-kegiatan komunikasi dalam suatu program, diarahkan untuk mencapai suatu perubahan dari kondisi awal. Demi efisiensi dan efektivitas, tujuan komunikasi harus dirumuskan dengan jelas. Program harus memiliki tujuan komunikasi yang dapat dicapai, dimana hasilnya dapat diamati dan diukur. Tujuan komunikasi inilah yang kemudian akan menjadi modal awal dalam kegiatan pengembangan media.
Strategi Komunikasi
Tujuan komunikasi yang telah ditentukan oleh program, biasanya masih terlalu besar untuk dapat dituangkan ke dalam media. Suatu program dapat memiliki beberapa tujuan komunikasi. Sedangkan suatu tujuan komunikasi belum tentu dapat dituangkan ke dalam satu media saja. Seringkali, untuk mencapai suatu tujuan komunikasi diperlukan beberapa media yang saling melengkapi dan saling menguatkan. Karenanya program harus memikirkan strategi komunikasi yang akan digunakan dalam mencapai tujuan komunikasi.
Perencanaan Kegiatan Pengembangan Media
Program memiliki kepentingan atas terpenuhinya jadwal penyelesaian pekerjaan, karena tujuan yang ingin dicapai oleh program juga memiliki target waktu. Dengan adanya strategi komunikasi, pelaksana program akan dengan mudah melakukan perencanaan kegiatan pengembangan media. Apabila media-media komunikasi dibutuhkan pada saat yang bersamaan atau pun berdekatan, program harus yakin bahwa kegiatan pengembangan media dapat selesai pada saat yang telah dijadwalkan.
Produksi dan Ujicoba Media
Pengembangan Media sebagai kegiatan teknis, harus dilakukan berdasarkan kepada acuan-acuan yang telah dikembangkan sebelumnya. Dalam tahap ini, semua hasil kegiatan pada tahap sebelumnya, dibutuhkan untuk pengembangan media.
Produksi dan Ujicoba Media adalah tahapan dimana suatu media dikembangkan mulai dari pengembangan pesan-pesan utama, pengembangan naskah, pengembangan visualisasi, penataan letak, ujicoba pencetakan dan penggandaan media dilakukan di dalamnya.
Penggunaan Media
Media yang telah selesai dikembangkan, akan sia-sia jika tidak digunakan sesuai dengan tujuan pengembangannya dan strategi komunikasi yang telah dikembangkan. Program harus dapat menjamin bahwa media yang telah dikembangkan digunakan sebagai peruntukannya, apabila menginginkan tercapainya tujuan komunikasi. Pengguna media biasanya bukanlah orang-orang yang mengembangkan media. Karenanya, program perlu mengembangkan suatu panduan penggunaan media untuk menjamin berjalannya strategi komunikasi dan terjadinya komunikasi dengan menggunakan media itu sendiri.
Monitoring dan Sistem Pengelolaan Informasi
Kegiatan-kegiatan komunikasi yang dilakukan sesuai strategi komunikasi yang dikem-bangkan, belum tentu dapat mencapai tujuan komunikasi yang telah ditetapkan. Sedetil apapun dan secermat apapun perencanaan yang dikembangkan, selalu saja diperlukan adanya penyesuaian-penyesuaian. Untuk dapat menjamin tercapainya tujuan komunikasi, Program harus melakukan pemantauan atas kegiatan-kegiatan komunikasi yang dilakukan sambil terus mengamati perubahan-perubahan yang terjadi. Adanya perubahan situasi, dapat saja mempengaruhi efektivitas dan efisiensi kegiatan komunikasi. Tanpa adanya mekanisme pemantauan dan pengelolaan informasi, Program akan mengalami kesulitan untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian dalam waktu singkat. Program dituntut untuk dapat mengembangkan mekanisme pengelolaan informasi dan mekanisme pemantauan, agar penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di lapangan dapat diketahui sesegera mungkin untuk dapat dilakukan pengambilan keputusan penyesuaian.
Evaluasi dan Analisa Masalah
Evaluasi merupakan kegiatan pengukuran secara sistematis yang dilakukan oleh Program, untuk menilai sejauhmana keberhasilan program dalam mencapai tujuannya. Evaluasi secara keseluruhan juga akan mencakup evaluasi terhadap kajian di bidang kegiatan komunikasi. Dalam hal ini, biasanya pertanyaan-pertanyaan evaluasi diarahkan untuk mengetahui apakah kelompok sasaran/khalayak telah terjangkau oleh program; apakah terdapat perubahan pada kelompok sasaran/khalayak (pengetahuan, sikap atau pun perilaku); sejauhmana perubahan terjadi; mengapa terjadi atau tidak terjadi perubahan dan sebagainya.
Secara alami, program tidak akan mungkin memecahkan semua masalah yang ada pada suatu kelompok sasaran di suatu wilayah dalam satu waktu. Permasalahan yang belum terpecahkan akan dikaji ulang dan dicoba dicarikan jalan keluarnya. Jika permasalahan berhasil dipecahkan, akan muncul permasalahan lainnya yang menjadi penting untuk dipecahkan. Program akan bergerak maju, untuk memecahkan masalah-masalah berikutnya. Pada tahap ini, kegiatan evaluasi sebenarnya merupakan bagian dari kegiatan Analisa Program / Masalah (tahap pertama) untuk program berikutnya.

Hambatan-hambatan dalam Berkomunikasi
Oleh: Yusrizal, S.Pd.
Suatu ketika keluarga kecil yang memiliki anak berumur lebih kurang tiga tahun pulang kampung mengunjungi orang tuanya. Betapa senang hati si nenek karena mendapat kunjungan dari anak dan cucunya. Mereka bermain dan bercengkrama bersama hingga sore hari. Merekapun bermaksud untuk kembali pulang kerumah. Karena si nenek masih rindu dan ingin bermain dengan cucunya, maka si nenek meminta agar si cucu tinggal dan tidur bersamanya. Akhirnya karena si nenek mendesak dan si cucupun mau, maka jadilah si cucu menginap di rumah nenek dan kedua orang tuanya pun pulang
Tengah malam, si cucu terbangun dari tidurnya ingin buang air kecil. Lalu dia membangunkan neneknya. “Nek bangun nek, aku mau nyanyi”. ( rupanya si cucu sudah terbiasa dengan orang tuanya klo mau buang air bilang mau nyanyi). Si nenekpun bangun dan berkata: “Cu, ini kan udah malam, besok aja nyanyinya ya”. Lalu merekapun tidur lagi.
Tidak berapa lama, si cucupun terbangun karena sudah gak tahan mau buang air kecil. “nek bangun nek, aku mau nyanyi”, si cucu terus merengek kepada neneknya. Karena gak tahan dengan rengekan cucunya maka si nenek berkata: “baiklah, kamu nyanyinya di teliga nenek saja ya”. Kontan si cucupun mengencingi telinga neneknya. Dan nenekpun terpaksa menahan marahnya. Rupanya orang tua si cucu lupa memberitahukan kepada si nenek kalau si cucu mau buang air dia akan bilang mau nyanyi.
Demikianlah sebuah anekdot yang berhubungan dengan hambatan dalam beromunikasi. Banyak hal yang bisa menghambat untuk terjadinya komunikasi yang efektif. Menurut Leonard R.S. dan George Strauss dalam Stoner james, A.F dan Charles Wankel sebagaimana yang dikutip oleh Herujito (2001), ada beberapa hambatan terhadap komunikasi yang efektif, yaitu :
1. Mendengar. Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.
2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.
3. Menilai sumber. Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.
4. Persepsi yang berbeda. Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.
5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.
6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten. Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.
7. Pengaruh emosi. Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima informasi. apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan ditanggapinya.
8. Gangguan. Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.
Itulah beberapa hal yang dapat menghambat terjadinya komunikasi yang efektif. dari anekdot tadi dapat kita lihat bahwa kata “nyanyi” di artikan berbeda antara si nenek dengan si cucu. Nenek mengartikan kata nyanyi dengan arti sebenarnya, sedangkan si cucu, -karena telah biasa menggunakan kata nyanyi untuk buang air kecil-, mengartikan “nyanyi” sebagai buang air kecil.
Semoga kita bisa meminimalisir hambatan-hambatan tersebut, sehingga komunikasi yang efektif bisa terjadi.
*****
sumber: Herujito, Yayat M.2001. Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo.